Hvorfor folk som planlegger færre oppgaver, får mer gjort

Kalenderen din blir mye mer overkommelig når du slutter å fylle den opp med oppgaver du kan delegere eller automatisere.

 

Entreprenør har i mange tilfeller blitt et synonym for martyr. Stiftere sover så lite som mulig, lover alt de kan, og fyller sine tidsplaner i randen i en håpløs innsats for å gjøre alt på en gang.

Forutsigbart er denne besettelsen med monumentale oppgavelister skade, ikke hjelper, entreprenørers produktivitet. Multitasking, som gjentatte ganger har vist seg å være ineffektiv, er uunngåelig når folk prøver å gjøre for mye. Tid rapporterte i fjor at multitasking skader beslutningstaking evner. Harvard Business Review nylig dekket forskning som debunker myten om at kvinner er naturlig begavet multitaskers. Fakta er klare: multi-tasking virker ikke.

Hvorfor fortsetter moderne entreprenører som stoler seg på effektivitet og datarelit fortsatt å hakke for mange prosjekter og oppgaver på platene sine? Arbeider hardere legger ikke til flere timer til dagen: det gjør bare dagene føler seg lengre. I stedet for å utslette seg via overpromising, må bedriftseiere lære å rydde sine tidsplaner for å få mer gjort.

 

Vitenskapen om å gjøre mindre for å oppnå mer.

Tidligere i år publiserte Selin Malkoc og Gabriela Tonietto et papir som heter Aktivitets versus Resultat maksimering i Time Management. Parets forskning fokuserer på hvordan folk balanserer hvor mye de oppnår (aktivitet) med kvaliteten på resultatene deres (utfall).

Ifølge denne studien fører overscheduling til det forskerne kaller «tidssjammen», inntrykk av at det ikke er nok timer å få alt gjort. Tidssjammen bærer en rekke konsekvenser, inkludert redusert produktivitet og negative helseeffekter.

Tids hungersnød er en vedvarende trussel for entreprenører med en million krav til sine tidsplaner. Med investorer å berolige, avtaler om å lukke og utviklingen for å fullføre, holder de fleste bedriftseiere tett kontroll over sine tidsplaner for å unngå å savne noe viktig. Forskerne argumenterer imidlertid for at dette ønske om kontroll har den motsatte effekten når den trer i praksis.

Malkoc og Tonietto foreslår et alternativ de kaller «grov planlegging» for å rette opp ubalansen. Ved hjelp av grov planlegging, adresserer folk oppgaver etter prioritet, ikke etter tid. Hvis noe faller ut av listen, må det ikke ha vært viktig nok til å slå ut noe annet.

Rough planlegging krever grunnleggere å bli eksperter på å bestemme hva som er viktig for sine selskaper og hva er bortkastet innsats. Så skremmende som det høres ut, skjønt, er grov planlegging langt overlegen mot alternativet. En grunnlegger som gjør tre ting bra, er mye mer verdifull for selskapet enn en grunnlegger som gjør åtte ting dårlig.

 

Master kunsten å grove planlegging.

Å gjøre mer ved å gjøre mindre er ikke et enkelt konsept å mestre. Men med en viss tankegangsøvelse og en justering av prioriteringer kan enhver grunnlegger overvinne tidssjammen.

Start med å prioritere KPI-ene som betyr mest. Investorer har vanligvis mye å si om hva disse KPIene skal være, men det riktige svaret avhenger av at selskapet stiller spørsmålet. Noen fokuserer mer på kundeoppkjøp, andre på fortjenestemargin og andre på rullebanen. De smarteste selskapene fokuserer imidlertid på oppgavene som legger penger i selskapets kofferter før noe annet.

Deretter lærer du å delegere oppgaver som ikke krever grunnleggerens direkte oppmerksomhet. Forskning i Harvard Business Review viste at konsernsjef bruker 25 prosent av tiden til å jobbe som datamaskiner kan gjøre. Gjennomsnittlig grunnleggers arbeidsuke er 64 timer lang, noe som betyr at grunnleggere kan få 16 timer i uken (to standard arbeidsdager) bare ved å automatisere grunnleggende oppgaver. Jeg har funnet ut at jeg personlig må gjøre dette på en kalenderapp for at den virkelig skal fungere.

Send representanter til møter som ikke absolutt krever eierens tilstedeværelse. Stol på utviklere og selgere for å gjøre jobben bra. Overgi mikromanagement og administrativt arbeid. Uansett, uker som pleide å bli fylt til randen med avtaler vil bli langt mindre overfylt – perfekt for grunnleggere som kan bruke den tiden til å dyrke sine selskaper.

Den beste måten å tømme en tidsplan på, er imidlertid ikke å fylle den opp i utgangspunktet. Lær å si «nei» så ofte som mulig. Hvis noen andre kan gjøre jobben, skal noen andre gjøre jobben. Bedriftseiere er ansvarlige for alt, og de som ikke er forsiktige, slutter å jobbe for mye i virksomheten og for lite på den.

Slutt besettelsen med sent netter og fulle tallerkener. Lær å gi slipp, ikke bare for sunnhets skyld, men også for produktivitet. Øv grov planlegging, si «nei» oftere og ta tilbake alt det bortkastede tiden.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *